Quali rischi comporta non conservare registrazioni sui prodotti?

Quali sono i rischi di non registrare le merci?

Molte aziende non sono del tutto prive di informazioni. I parametri del prodotto sono nell 'ERP, il rapporto di ispezione nel dipartimento di qualità, la dichiarazione del fornitore nella cassetta postale degli acquisti, i documenti di imballaggio nel computer di progettazione e i record post-vendita nel sistema di assistenza clienti.

Il problema è che queste informazioni non formano un record retrospettivo intorno a un prodotto specifico. Normalmente, il business non può vedere l'impatto, una volta che si verificano controlli spot, reclami, richiami, revisioni dei clienti o cambiamenti di fornitori, le aziende scopriranno: anche se i documenti sono molti, è difficile dimostrare che appartengono a quale prodotto, quale lotto e quale punto di tempo.

Quindi, il rischio di "non fare un registro delle merci " non è solo la perdita di un archivio, ma la perdita della capacità delle aziende di spiegare rapidamente i fatti.

Che cosa è un vero registro di merce?

La registrazione dei prodotti non è mettere tutte le informazioni in una cartella, né il codice QR per il prodotto è stato completato. Bisogna rispondere almeno a alcune domande fondamentali:

• Che tipo di merce si tratta e come viene identificato in modo unico?
• Chi lo produce, vende o si assume la responsabilità?
• Da dove vengono i materiali chiave, i parametri e le dichiarazioni?
• Quali sono i documenti di prova, le istruzioni e le autorizzazioni corrispondenti?
• Quando sono entrati in vigore e sono state modificate?
• Cosa possono vedere i consumatori, i partner e i revisori?

I record di commodity sono veramente utili solo se le identità, i campi, le prove, le versioni e i confini di accesso possono corrispondere tra loro.

Rischio 1: quando i clienti e la piattaforma richiedono informazioni, le aziende possono solo collegare temporaneamente

Le revisioni dei clienti di solito non chiedono solo "Certificate". Sono più preoccupati se il certificato copre il modello corrente, se la dichiarazione del materiale proviene da un fornitore autentico, se l'etichetta della confezione è coerente con i risultati dei test.

Le aziende che non hanno un record di merce possono solo essere raccolte temporaneamente dalle vendite, dagli acquisti, dalla qualità e dalla ricerca. Più a lungo si cercano le informazioni, più è probabile che i clienti dubitino della capacità di gestione dell 'azienda; se le versioni fornite dai diversi dipartimenti non sono coerenti, anche se il prodotto stesso non ha problemi, aumenta la resistenza alla transazione.

Rischio 2: quando si verificano problemi di qualità, la portata della verifica è costretta ad espandersi

Dopo che si verificano problemi con le merci, le imprese devono prima giudicare l'ambito di impatto.È a rischio un singolo pezzo, un particolare lotto, un fornitore o l'intero modello?

Se le merci non hanno un 'identità stabile e un record di lotto, è difficile per le aziende restringere rapidamente la gamma. Originariamente, era necessario gestire solo un problema di un lotto di merci, che potrebbe trasformarsi in una sospensione completa delle vendite, un richiamo esteso o un 'indagine singola. Ciò che è veramente costoso spesso non è il problema in sé, ma la perdita aggiuntiva causata dall 'incapacità di individuare con precisione il problema.

Più chiare sono le registrazioni, più le aziende possono controllare lo smaltimento entro limiti ragionevoli; più oscuri sono le registrazioni, qualsiasi piccolo problema può essere amplificato.

Rischio 3: le controversie post-vendita possono dipendere solo da una spiegazione verbale di entrambe le parti

Nell 'e-commerce, gioielli, cosmetici, alcolici, prodotti elettronici e altri scenari, le controversie post-vendita spesso coinvolgono confezioni, capelli sbagliati, differenze di lotto, uso improprio e circolazione secondaria.

Se l'azienda può fornire solo screenshot dell 'ordine e pagine di merce, è difficile indicare l'identità della merce effettivamente consegnata, le informazioni mostrate in quel momento e quale verifica successiva è stata effettuata. I consumatori dicono una cosa, i commercianti spiegano un ' altra, e spesso finiscono per trasformarsi in un ' attrazione costosa.

Il registro delle merci non può determinare automaticamente tutte le controversie, ma può almeno fornire un riferimento oggettivo: se l'identità della merce è valida, quale è la versione dei dati, quando è stata consultata, se si verifica una frequenza insolita e se la documentazione di prova esisteva in quel momento.

V. Rischio 4: le aziende sono suscettibili di discontinuità tra le informazioni pubbliche e le informazioni reali

Le pagine di marketing preferiscono usare espressioni come "ecologiche "," sostenibili ", "materiali sicuri "," riciclabili " e "tracciabili ". Una volta che queste affermazioni sono inserite nella pubblicità, nell 'imballaggio o nella proposta del cliente, devono essere fondate.

In assenza di un record di merce, i contenuti di marketing e i materiali di prova sono spesso mantenuti da diversi team. La pubblicità è stata aggiornata, i test o le dichiarazioni dei fornitori non sono sincronizzate; o le prove coprono solo un lotto, ma sono state scritte come un impegno a lungo termine per l'intera serie.

Questo tipo di rischio non deriva necessariamente da un ' esagerazione intenzionale, ma più spesso da una versione fuori controllo. Collegare ogni affermazione chiave alle prove di origine, al campo di applicazione e al tempo di validità può ridurre significativamente questa deviazione.

Rischio 5: il costo di aggiornare i dati in un secondo momento è generalmente più alto di quello di creare un record attuale

Molte aziende ritengono che sia troppo tardi per attendere che i clienti richiedano davvero DPP o dati strutturati. Il problema è che più lunghi sono i dati storici, più è difficile aggiungere.

Il record dei beni ha un chiaro valore temporale. Inizia a registrare oggi, il futuro può continuare ad accumulare; attendere fino a quando deve essere presentato per tornare indietro nella storia, spesso solo risposte incomplete.

La registrazione delle merci non è "più è meglio "

Lo scopo della registrazione è quello di rendere le informazioni necessarie accessibili, verificabili e trasferibili, piuttosto che raccogliere i dati senza limiti. Le aziende devono prestare particolare attenzione a tre frontiere:

• Le informazioni personali dei consumatori non vengono raccolte indiscriminatamente per scopi di conformità dei prodotti.
• Dati sensibili come segreti commerciali, formulazioni, elenchi completi di fornitori non essere resi pubblici per impostazione predefinita.
• I diversi ruoli accedono solo alle informazioni necessarie per svolgere le loro attività e conservano i registri di accesso.

Un buon record delle merci sottolinea sia la trasparenza che l'autorità. I consumatori hanno accesso alle informazioni pubbliche, i partner hanno accesso ai campi richiesti per l'esecuzione, i revisori hanno accesso a prove più complete dopo l'autorizzazione e le informazioni di revisione e di revisione sono conservate all 'interno dell' azienda.

L'azienda può creare un "record minimo ".

Quale ruolo svolge GEXYRAL nel registro delle merci?

La direzione di GEXYRAL non è trasformare tutte le aziende in progetti digitali pesanti, ma aiutare i commercianti a riorganizzare i dati decentralizzati attorno all 'identità di prodotto PID. Le pagine di accesso ai prodotti mostrano le informazioni di base, le prove di archivio Evidence Pack, Manifest e le verifiche di firma aiutano a confermare la coerenza dei dati, controllare l'accesso a livelli per la visibilità dei diversi ruoli e i moduli di verifica dei record e dei rischi conservano indizi comportamentali dopo che i prodotti sono stati interrogati.

Per le aziende esportatrici e i marchi di piccole e medie dimensioni, il valore di questo approccio leggero consiste nella creazione di un record utilizzabile e successivamente nel completamento progressivo dei campi DPP e delle interfacce esterne in base alle regole del settore. La piattaforma fornisce capacità di gestione e preparazione dei dati e non sostituisce le responsabilità di conformità delle autorità di controllo, delle autorità di certificazione o delle aziende.

Conclusione: senza registrazione, l'azienda perde il diritto di iniziativa di interpretazione

In assenza di record di merci, le aziende possono solo trovare persone, trovare documenti e trovare la base dopo che si è verificato il problema. Più il tempo è stretto, più è facile che le risposte siano incomplete e più alto è il costo.

La creazione di un registro delle merci non garantisce che non ci sia mai problemi di qualità o controversie di conformità, ma consente alle aziende di individuare, spiegare e affrontare più rapidamente i problemi quando si verificano. Per clienti, piattaforme e consumatori, le aziende che offrono un record coerente sono più affidabili di quelle che possono solo promettere verbalmente.

Il più grande rischio di non registrare le merci non è salvare pochi documenti in meno, ma lasciare l'accesso al mercato, lo smaltimento post-vendita e il diritto di interpretazione del marchio al giudizio provvisorio.