Perché sempre più settori attribuiscono importanza alle registrazioni?

Perché sempre più aziende stanno prestando attenzione ai "record "?

In passato, molte aziende consideravano i documenti come archivi: i contratti venivano inseriti in cartelle, i rapporti di ispezione venivano salvati in formato PDF, i lotti di produzione venivano scritti in tabelle per controllare in caso di problemi. Finché le merci possono essere normalmente prodotte e vendute, se queste informazioni sono complete e corrispondono tra loro, non sembrano influenzare le operazioni quotidiane.

Ora la situazione sta cambiando. Le catene di approvvigionamento più lunghe, i canali di vendita più numerosi, l'aggiornamento dei prodotti più veloce, i controlli dei clienti, le regole della piattaforma, la tracciabilità post-vendita e il riciclaggio continuano ad aggiungere nuovi requisiti di informazione. Le aziende stanno iniziando a scoprire che la documentazione non è un documento che viene dopo l'evento, ma la base per consentire ai beni di essere identificati, interpretati, verificati e gestiti in modo continuo.

Sempre più industrie stanno valorizzando la documentazione, non perché le aziende improvvisamente amano aggiungere moduli, ma perché il costo di non avere documentazione sta diventando più alto.

Il "record " che l'azienda chiama non è più solo un archivio.

Un documento afferma solo che un dato è esistito. Un registro realmente utilizzabile, anche rispondere a quale merce appartiene, a quale lotto, da chi è stato fornito, quando è entrato in vigore, su quale base e se successivamente è stato modificato.

Pertanto, il nucleo della documentazione industriale non è "in più ", ma" trovabile, accettabile, chiara e utilizzabile ".

Più la catena di approvvigionamento è complessa, più è necessario un record stabile

Un prodotto può coinvolgere fornitori di materie prime, impianti di produzione, marchi, agenzie di controllo, logisti, rivenditori, piattaforme di e-commerce, riparazioni e riciclaggi. Ogni personaggio possiede informazioni diverse e può modificare i propri dati in momenti diversi.

Senza regole unificate per l'identificazione e la registrazione dei beni, è facile che lo stesso prodotto apparisca con nomi diversi, specifiche diverse e versioni diverse in sistemi diversi. L'acquisto vede il materiale interno, le vendite utilizzano il nome del mercato, la richiesta della piattaforma è GTIN o SKU, dopo la vendita solo ottenere lo screenshot dell 'ordine. Il problema non è che le aziende non abbiano informazioni, ma che le informazioni non possano formare relazioni continue attorno allo stesso oggetto.

I record possono riconnettere le informazioni disperse. Esso consente alle parti di sapere quale modello, quale lotto stanno discutendo, se le informazioni attualmente utilizzate sono ancora valide e quali prove sostengono le conclusioni chiave.

I clienti e le piattaforme non accettano più solo la frase "conformi ai requisiti"

In passato, molte transazioni si basavano su una collaborazione a lungo termine e sulla comunicazione umana. Ora, i controlli della piattaforma, i questionari sui clienti transfrontalieri, l'accesso ai fornitori e gli approvvigionamenti aziendali mettono sempre più l'accento sulle informazioni verificabili. I clienti non si preoccupano solo della conformità, ma continuano a chiedere il modello applicabile, il numero di segnalazione, la data di scadenza, l'ambito di controllo e le persone responsabili.

Quando non ci sono registrazioni, ogni volta che si chiede di trovare una persona, cercare documenti, verificare la versione. Le vendite pensano di aver risposto, ma il reparto qualità ha scoperto che il rapporto non corrisponde; il cliente ha ricevuto una vecchia versione delle istruzioni e la fabbrica ha sostituito alcuni materiali. Una piccola discrepanza nelle informazioni può prolungare il ciclo di revisione e persino portare i partner a dubitare dell 'affidabilità dell' intero set di dati.

La documentazione completa non sostituisce i test e il controllo di qualità, ma può dimostrare da dove viene la conclusione dell 'azienda e ridurre le interpretazioni duplicate.

Quarto, il ciclo di vita del prodotto è più lungo, il valore registrato si estende anche indietro

La vendita di beni non significa la fine della gestione. La riparazione richiede la conferma dei componenti e delle versioni, il richiamo richiede la localizzazione dei lotti e della direzione del flusso, il commercio di seconda mano richiede il giudizio della fonte e il collegamento di riciclaggio richiede la comprensione della composizione dei materiali e del modo di trattamento. Non ci sono precedenti record, ogni collegamento successivo può dipendere solo dal giudizio esperienziale.

Questo è il motivo per cui settori come l'elettronica, le batterie, il tessile, i mobili e i componenti automobilistici stanno prestando sempre più attenzione ai dati del ciclo di vita. I requisiti normativi e i campi sono diversi per i diversi prodotti, ma la tendenza comune è che i prodotti devono conservare informazioni identificabili, consultabili e aggiornabili dopo la produzione.

La documentazione passa quindi da strumento di gestione della produzione a infrastrutture per il post-vendita, la riparazione, il richiamo, il riutilizzo e il riciclo.

V. Senza registrazione, le imprese assumono una serie di costi nascosti

Questi costi di solito non si concentrano su una fattura, ma sono dispersi tra attesa di vendita, concili manuali, rilavorazioni errate, perdita di clienti e eliminazione dei rischi. Più grande è la dimensione dell 'azienda, più sono le merci, più evidenti sono i costi nascosti.

L'attenzione alla registrazione non significa rendere pubblica tutta la informazione.

Molte aziende temono che la creazione di un registro dei prodotti possa esporre fornitori, costi, formulazioni o processi. In realtà, integrità dei documenti e trasparenza pubblica non sono lo stesso concetto. Le aziende possono conservare i dati interni in modo completo e allo stesso tempo impostare diverse aree di accesso in base ai ruoli.

• I consumatori possono visualizzare le informazioni relative all ' uso, alla sicurezza, all ' origine e al post-vendita.
• I partner possono visualizzare i campi strutturati necessari per le transazioni e le revisioni.
• Il ruolo di revisione o di certificazione può accedere al materiale di prova dopo l'autorizzazione.
• Il personale interno conserva dati limitati, come fornitori, costi e processi sensibili.

Un sistema di archiviazione veramente maturo non è quello di essere reso pubblico quanto più possibile, ma di fornire le informazioni giuste alle persone giuste, quando necessario, e lasciare tracce di accessi e modifiche.

I 6 problemi di registrazione più comuni alle aziende

1. Solo documenti, nessuna identità della merce, il rapporto non può confermare a quale modello o lotto corrisponde.
2. Mantieni solo la versione più recente, le versioni precedenti vengono sovrascritte e non possono essere ripristinate in caso di controversia.
3. Il campo non ha fonti e gli interni non possono dire la base dei dati.
4. I diversi dipartimenti utilizzano nomi e codifiche diverse e non possono essere abbinati automaticamente tra i sistemi.
5. Dopo aver avuto problemi, i documenti sono stati completati e il contenuto formato manca di continuità.
6. Tutti i dati sono collocati in tabelle e PDF, difficili da leggere direttamente dalla piattaforma o dall ' interfaccia.

Questi problemi non devono essere risolti fino all 'avvio di un grande sistema. Le aziende possono iniziare con un piccolo numero di prodotti chiave e gradualmente regole unificate.

Stabilire un record di settore può iniziare con un piccolo progetto pilota

1. Scegli 10 - 50 punti SKU, non coprire tutti gli articoli all 'inizio.
2. Confirmare la dimensione delle particelle registrate: per modello, lotto o singolo pezzo.
3. Unificazione dei nomi, codifica, soggetto responsabile e campi di base.
4. Collegare i campi chiave a rapporti, dichiarazioni, istruzioni o informazioni sui fornitori.
5. Aggiungere versioni, data di entrata in vigore, motivo della modifica e record dell 'operatore.
6. Distingue tra dati pubblici, partner, revisori e dati interni.
7. Testare la possibilità di esportare dati strutturati e continuare a utilizzarli in altri sistemi.

L'obiettivo del progetto pilota non è quello di creare un file perfetto in una sola volta, ma di verificare se le aziende possono trasformare la ricerca di documenti in "controllo dei record " e poi replicare le regole mature su più prodotti.

Gli strumenti del settore si stanno spostando dalla pagina di presentazione alla gestione delle prove e dei documenti

Scantrust, Kezzler, Circularise, TrusTrace, osapiens, Spherity e altre piattaforme, pur servendo diversi destinatari, stanno migliorando l'identità del prodotto, la tracciabilità degli eventi, i dati della supply chain e la gestione delle prove. Lo strumento leggero DPP ha anche iniziato a passare dalla generazione di pagine di codici QR all 'importazione in batch, alla gestione delle versioni, all' output leggibile dalla macchina e al controllo degli accessi.

GEXYRAL utilizza la base di identità PID leggera idea di DPP, in grado di collegare il campo di merci, Evidence Pack, Manifest, la verifica della firma e l'accesso a livello.È più adatto come strumento per le imprese nazionali per organizzare le registrazioni di merci e preparare i dati DPP, e non sostituisce la responsabilità della qualità, la certificazione di terze parti o il giudizio di conformità legale delle imprese.

Conclusione: l'industria non presta importanza a "lasciare un 'informazione in più", ma conserva la base del giudizio

Quando i mercati, i clienti e i sistemi richiedono costantemente alle aziende di spiegare i loro prodotti, le esperienze orali e la documentazione sporadica diventano sempre più difficili da sostenere a lungo termine. Il valore della documentazione è che le aziende sanno chi è il prodotto, cosa è successo, dove si basa, se la versione corrente è valida e da dove iniziare a risolvere un problema.

La concorrenza in molti settori del futuro non dipenderà solo da chi può produrre beni, ma anche da chi può continuare a descrivere e gestire i beni. Più presto si registrano, meno le aziende dovranno affrontare revisioni dei clienti, aggiornamenti dei prodotti, problemi di qualità e nuove regole.

Riferimenti: Quadro UE per l'ecodesign dei prodotti sostenibili, metodologia relativa ai passaporti digitali dei prodotti e informazioni pubbliche GS1, UNECE sull ' identità dei prodotti, sui dati leggibili dalla macchina e sui documenti attendibili. Gli obblighi specifici per i diversi prodotti continuano a essere soggetti alle normative applicabili e ai requisiti del settore